안전 모니터링 실시의 이점을 최대로 얻기 위해서는 관찰된 자료를 사용해야 한다. 사람들이 안전 모니터링을 통한 현장 안전 관련 자료를 보게 하는 가장 좋은 방법은 정기적으로 진행해왔던 회의에서 자료를 검토하는 것이다. 기존 회의에서 안전 모니터링 자료를 언급하고 논의하는 것도 좋지만 안전을 위한 별도의 회의를 가지는 것도 좋다.
개인적인 경험으로는 직원들의 안전에 대한 관심과 의식을 지속적으로 유지하기 위해 2주에 한번 정도는 간단하게라도 회의를 하는 것을 추천한다. 일반적으로 안전 행동에 대한 그래프(별도의 파일로 만들어도 좋음)와 관찰 자료 정리 요약본을 회의 때마다 첫 번째 안건으로 검토하는 것이 좋다. 그리고 리더가 회의 때 첫 번째 안건으로 안전 관련 자료를 다루는 것은 안전 리더십을 발휘하는 것이고 직원들도 회사가 안전을 가장 중요하게 여기고 있다는 것을 인식하게 하는 데 도움을 준다.
안전 모니터링에 많은 직원들과 관리자가 자발적으로 참여하고 체크리스트를 활용하여 안전 관련 행동이나 상태에 대한 자료들이 모였다면 이를 잘 정리하여 시각적으로 보기 좋게 만드는 것이 중요하다.
우선 일정 기간(2주나 한 달) 동안 관찰된 주요 행동의 안전 비율에 대해 제시한다. 이 중에 상대적으로 혹은 절대적으로 높은 수준의 안전 비율을 보인 행동이나 상태에 대해서는 적극적으로 칭찬하고 인정을 해줄 필요가 있다. 예를 들어 “날씨가 더워지고 있는데, 개인 보호장비를 착용하는 게 더 힘들고 불편할 것으로 생각이 됩니다. 이런 상황에도 개인 보호장비 착용 비율이 90%를 넘는 것으로 자료가 수집되었습니다. 사고 피해를 최소화하는 데 개인 보호 장비가 매우 중요한 역할을 합니다. 여러분들의 안전에 대한 노력에 진심으로 감사드립니다”라고 언급하는 것이 필요하다. 쉽지는 않겠지만 직원들의 안전과 건강을 진심으로 걱정하고 있다는 것이 표현될 수 있도록 노력해야 한다. 이때 주의해야 할 점은 무미건조한 말투로 이야기하는 것은 칭찬이나 인정의 효과가 거의 없다는 것이다. 사람들은 상대방의 말투나 톤, 표정, 자세 등 비언어적인 단서를 통해 상대방의 말이 진심인지 그렇지 않은지 파악할 수 있기 때문이다.
안전 비율이 낮은 행동이나 상태에 대해서는 어떻게 개선시킬 수 있을지에 대해 질문하고 논의하는 방식으로 접근하는 것이 좋다. 왜 이 행동이나 항목의 비율이 낮은지, 직원들을 추궁하거나 질책하는 방식으로 접근하는 것은 바람직하지 않다. 관리자나 상사가 안전 관련 회의에서 질책, 비난을 하게 되면 직원들은 입을 닫을 것이다. 회의에 참여한 임원이나 관리자가 안전 행동 비율과 같은 결과를 강조하여 관리한다면, 안전 모니터링의 운영은 어려워질 것이다. 이러한 결과 수치에 대한 압력은 결국 관찰 절차에 대한 편견을 갖게 하고, 자료의 가치를 떨어뜨리게 된다. 이전 칼럼에서도 언급했지만 거짓 보고 혹은 거짓 관찰이 될 수 있기 때문이다. 다음과 같이 언급하는 것이 도움이 될 수 있다.
예를 들어 “정리정돈 비율이 60%로 다른 항목들에 비해 상대적으로 낮은 것으로 나타났습니다. 정리정돈이 잘되지 않게 방해하는 것은 무엇인지 이야기 해줄 수 있을까요? 혹은 정리정돈이 잘 될 수 있도록 관리자나 회사의 지원이 필요한 것은 무엇일까요? 혹시 지금 정리 정돈은 현장에서 어떻게 진행이 되고 있는지 알 수 있을까요?” 등의 방식으로 주제를 이끌어 나가는 것이 좋다.
이에 대한 논의나 건의 내용을 잘 요약 정리해서 이야기를 하고, 마지막으로 직원들도 정리 정돈에 대해 좀 더 신경을 써줄 것을 부탁하는 것이 좋다.
과거의 사례를 들면, 정리 정돈을 하는 것이 중요하다고 직원들도 생각하고 있는데, 일을 하다 보면 깜박하거나 놓치는 경우가 있었다고 한다. 그래서 이 회사는 정리정돈 시간을 별도로 갖기로 직원들과 관리자들이 회의를 통해 협의하였고 업무 마감 약 10분 전에 관리자가 방송, 무전기, 현장 방문을 통해 이제 정리 정돈을 할 시간을 알려주고 정리정돈을 실시하게 되었다.
종종 회의 참가자 중 일부는 관찰 자료에 대해 의문을 품는 경우도 있다. 특히 낮은 비율을 보인 자료에 대해 더욱 그럴 수 있다. 이러한 경우에는 관리자 몇 명, 근로자 몇 명, HSE 스태프 몇 명이 관찰에 참여를 하여, 총 몇 명이 관찰한 자료를 정리한 것이고, 자료의 신뢰성을 위해 종종 함께 관찰하면서 자료의 신뢰도도 확인한 것을 언급해주는 것이 좋다.
안전 비율에 대한 언급 외에 직원들 또는 관리감독자들의 관찰 참여 비율에 대한 자료도 검토하고 그들의 노력에 대해 인정해 주는 것도 필요하다. 안전 모니터링은 안전 행동 비율이나 사고 빈도가 아닌 안전 프로그램이 원활하게 진행되고 있는지, 즉 자발적인 관찰자가 증가하고 있는지에 초점을 두어야 한다.